Reporta a: Supply Chain Leader  

Ubicación: Panamá Pacífico | Modalidad de trabajo de Lunes a Sábados (Presencial)

 

 

El/la Administrative Assistant PA Pacific brindará soporte administrativo integral a la operación de Panamá Pacífico, asegurando la correcta gestión documental, coordinación de servicios generales, seguimiento de órdenes de compra, compras menores y apoyo operativo diario. Será un punto clave de contacto para visitantes, proveedores y equipos internos, garantizando orden, seguimiento y continuidad en los procesos administrativos del hub. La posición requiere alta presencialidad, orientación al servicio, organización y flexibilidad para apoyar distintas necesidades de la operación, con potencial de crecimiento hacia temas operativos o de comercio exterior.

 

• Gestionar la recepción, atención a visitantes y soporte administrativo general del hub.

• Administrar documentación operativa y administrativa, incluyendo documentos relacionados a comercio exterior.

• Crear y dar seguimiento a órdenes de compra de servicios y proveedores.

• Coordinar compras menores como útiles de oficina, mobiliario, insumos, almuerzos y eventos internos.

• Apoyar al equipo de Finanzas en el control de gastos menores, liquidación de facturas y manejo de petty cash/tarjeta asignada.

• Coordinar actividades con Servicios Generales, proveedores y áreas internas.

• Dar seguimiento a pendientes administrativos, contratos, facturas y reportes de control.

• Brindar soporte logístico y administrativo en eventos, reuniones o actividades internas.

• Atender requerimientos puntuales de la operación, manteniendo orden, confidencialidad y sentido de urgencia.

• Asegurar una experiencia adecuada para visitantes, proveedores y colaboradores que interactúan con el hub.

 

• Experiencia previa en roles administrativos, recepción, asistencia administrativa, soporte operativo, servicios generales, hotelería o posiciones similares.

• Desde 1 a 2 años de experiencia en funciones administrativas relevantes.

• Formación universitaria culminada o en último año de carrera, idealmente en Administración, Comercio Exterior, Logística, Negocios, Finanzas o afines.

• Manejo de Office a nivel intermedio-avanzado, especialmente Excel.

• Inglés intermedio, con capacidad para atender conversaciones o requerimientos básicos/intermedios.

• Alta organización, disciplina y seguimiento para manejar documentación, gastos, facturas y pendientes.

• Actitud de servicio, buena comunicación y capacidad para interactuar con distintas áreas.

• Flexibilidad horaria y disponibilidad para trabajar en Panamá Pacífico de lunes a sábado.

• Deseable experiencia con SAP, órdenes de compra, proveedores, servicios generales o compras menores.

• Será valorado contar con conocimientos o interés en comercio exterior.