Adjoint(e) administratif(ve) de bureau (contrat de 12 mois) 

 Aperçu du poste 

Secteur d’activité : Nespresso 

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) de bureau (contrat de 12 mois) 

Lieu : 300 Léo-Pariseau, suite 2300 Montréal, QC Canada H2X 4B3 

À propos de nous  

Nestlé Nespresso SA est le pionnier et la référence en matière de café portionné de haute qualité. L’entreprise collabore avec plus de 168,550 fermiers répartis dans 18 pays grâce au Programme AAA pour une qualité durable™ afin d’intégrer des pratiques durables dans les fermes et leurs environs. Lancé en 2003 en collaboration avec l’ONG Rainforest Alliance, le programme permet d’améliorer le rendement et la qualité des récoltes, garantissant un approvisionnement durable en café de haute qualité et améliorant les conditions de vie des fermiers et de leur communauté.  En 2022, Nespresso a obtenu la certification B Corp™ rejoignant un mouvement international de 4 900 entreprises avec une raison d’être sociétale, qui répondent aux normes élevées de B Corp en termes de responsabilité sociale, environnementale et de transparence. Basée à Vevey, en Suisse, Nespresso est présente dans 96 pays et emploie plus de 14 000 personnes. En 2024, son réseau de distribution mondial était constitué de plus de 818 boutiques. Pour plus d’informations, consultez le site web corporatif de Nespresso : www.nestle-Nespresso.com.   

À quoi s'attendre : 

Dans ce rôle, vous soutiendrez le/la superviseur(e) des opérations de bureau en assurant la gestion des activités administratives quotidiennes, la coordination des fournisseurs et des bons de commande, le traitement des factures, ainsi que la préparation d’ordres du jour, de procès-verbaux et de présentations. Vous agirez également en tant que remplaçant(e) à la réception, en accueillant et en enregistrant les visiteurs, en gérant les badges, en répondant aux courriels et en réservant les salles de réunion. Vous contribuerez aussi aux services de bureau, notamment la gestion des fournitures, des espaces de réunion et de la logistique des événements. Ce poste est hautement axé sur le service aux clients internes et externes et requiert un excellent sens de l’organisation, de la discrétion, ainsi qu’une capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique (présentiel 5 jours/semaine, de 8 h à 17 h).Ce poste est un tout nouveau rôle. 

Une journée dans la vie d’un Adjoint(e) administratif(ve) de bureau 

• Ouvrir le bureau et consulter la boîte de réception partagée/SharePoint pour examiner les demandes, les mises à jour et les priorités reçues durant la nuit de la part du ou de la responsable des opérations de bureau. 

• Accueillir et enregistrer les visiteurs, activer/désactiver les badges dans C‑CURE 9000 et gérer les demandes liées aux accès avec le partenaire en sécurité/contrôle d’accès. 

• Répondre aux courriels et aux appels, acheminer les demandes aux bonnes équipes et tenir les parties prenantes informées (calendriers de maintenance, fermetures, perturbations). 

• Gérer les fournisseurs et les bons de commande (créer et suivre les BC, assurer le suivi des livraisons/services et soutenir l’intégration des fournisseurs au besoin). 

• Jumeler et vérifier les factures avec les bons de commande, résoudre les écarts et soumettre les factures pour paiement. 

• Assurer le bon fonctionnement du bureau : surveiller les stocks (fournitures/café), organiser le déjeuner quotidien des employés et garantir que les salles de réunion sont prêtes et fonctionnelles. 

• Coordonner et soutenir les événements du bureau/département (dîners mensuels, anniversaires, invitations, préparation des salles et logistique sur place). 

• Soutenir les opérations du bureau et les installations : coordonner les techniciens/contractuels, escalader les enjeux liés à l’immeuble à la gestion des installations et contribuer au suivi des éléments budgétaires (charges à payer/DF) ainsi que des stationnements réservés. 

Exigences de rôle 

• Le bilinguisme en français et en anglais est une exigence, car ce poste exige une collaboration avec des intervenants de l'ensemble du marché canadien. 

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). 

• Forte orientation client et sens du service. 

• Présence professionnelle, courtoise et accueillante. 

• Capacité à prioriser, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des échéanciers dans un environnement dynamique. 

• Grand souci du détail et de la précision. 

• Excellentes compétences en communication écrite et orale. 

• Excellentes aptitudes organisationnelles et en gestion du temps. 

• Solides compétences en travail d’équipe et en collaboration, avec la capacité de travailler de manière transversale. 

• Haut niveau d’autonomie et d’initiative. 

• Bon jugement, professionnalisme et maturité. 

• Discrétion, avec la capacité de traiter des informations sensibles et de maintenir la confidentialité. 

Avantages NiM   

• Excellents programmes de formation et de développement ainsi que des opportunités d'évolution au sein de l'entreprise  

• Jusqu'à 50 % de réduction sur les machines à café Nespresso, les capsules et les accessoires  

• Accès au magasin d’entreprise avec des produits à rabais de Nestlé, Nespresso et Purina (situés dans divers bureaux/sites Nestlé)  

• Rabais supplémentaires sur une variété de produits et services offerts par nos fournisseurs et partenaires préférés 

• Échelle salariale: $50,787-57,135 

 Chez Nestlé Canada, nous nous engageons à la transparence et à l'équité dans nos pratiques de rémunération et de publication d'offres d'emploi. Ce poste offre un salaire compétitif dans la fourchette spécifiée ci-dessus, en accord avec notre engagement envers des pratiques de rémunération équitables. 

Ce que vous devez savoir  

Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure qu’elles nous seront envoyées. N’attendez donc pas pour Nestlé Canada est un employeur qui prône l'égalité des chances. Les principes de diversité, d'équité, d'inclusion et d'accessibilité sont essentiels à notre fonctionnement. Nous nous efforçons de favoriser un environnement respectueux et de soutien où les individus se sentent valorisés et habilités à contribuer et à réussir. 

Si vous êtes invité à participer au processus de recrutement et avez besoin d'un accommodement, veuillez en informer les Ressources humaines. Nestlé travaillera avec vous pour garantir une participation complète. 

#NestleSJ