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Assistant(e) Administratif(ve)

Assistant(e) Administratif(ve)

À propos de nous


Nous sommes la société Nestlé Nespresso SA et nous sommes fiers d'être l'une des unités opérationnelles de Nestlé à la croissance la plus rapide. Notre équipe de passionnés à l'esprit d'entreprise a fait de Nespresso la référence en matière de capsules de café et l'une des marques les plus reconnues dans le monde. Notre croissance, nous la devons à notre engagement dans la recherche et le développement afin de garder toujours un temps d'avance et de faire office de référence dans le secteur des capsules de café pour pouvoir offrir des cafés de première qualité que les consommateurs peuvent aussi bien savourer dans le confort de leur foyer qu'à l'extérieur de celui-ci, comme par exemple au restaurant, à l'hôtel, au bureau ou dans le commerce du détail de luxe. Nous sommes un gage de qualité grâce à notre approche minutieuse et réfléchie dans la manière avec laquelle nous nous procurons nos ingrédients, fabriquons nos produits et commercialisons nos cafés de grande qualité. Nespresso a son siège à Lausanne, en Suisse, mais est présent dans plus de 60 pays et compte plus de 12 000 employés dans le monde. Pour en savoir plus, visitez www.nespresso.com. 
 

Instantané du poste

Service : Nespresso
Poste Vacant:  Assistant(e) Administratif(ve)  
Lieu de Travail: Montréal
 

Résumé position

Nous recherchons un/e assistant(e) administratif(ve) pour Nespresso basé à notre site de Montréal et qui relèvera de la directrice de la chaîne d'approvisionnement. L’assistant administratif est chargé de soutenir l'équipe de la chaîne d'approvisionnement et l’équipe B2B de Nespresso Canada et de fournir du support exécutif aux chefs de service.

Un jour dans la vie de…

En tant qu’assistant administratif, vous allez : 

Administration

  • Fournir un soutien administratif quotidien aux équipes de direction
  • Gérer divers fournisseurs et bons de commande associés
  • Faire correspondre et vérifier les factures avec les bons de commande pour paiement
  • Coordonner la communication des rapports et le processus de suivi des affaires au sein du département
  • Organiser et coordonner les réunions du département (MORs, WORS, QBRs) en organisant les installations / repas, en émettant des informations ou des invitations, en coordonnant les intervenants et en contrôlant le budget de l'événement,
  • S'assurer que les calendriers de gestion de projet de l'équipe sont à jour et assurer le suivi avec les partenaires et les chefs de projet
  • Gérer les journaux de problèmes et les suivis
  • Soutenir les managers dans l’orientation et l’organisation des nouveaux employés
  • Coordonner et consolider les rapports hebdomadaires / mensuels
  • Prépare et soutient les gestionnaires dans la préparation des présentations

Gestion des voyages et des événements

  • Organiser la logistique et mettre en place des ateliers, événements ou séminaires externes et internes
  • Organiser des entrevues, téléprésence, conférences téléphoniques
  • Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, visa) conformément à la politique Nestlé et coordonner avec les marchés le cas échéant en cas de visites
  • Compléter les notes de frais/rapports de dépenses

Communication, information et confidentialité

  • Gestion de la messagerie Outlook (filtrer les courriels, planification, organisation, maintenance des listes de distribution, etc.)
  • Préparer et communiquer les ordres du jour des réunions. Assistez aux réunions clés pour enregistrer les procès-verbaux. Modifier et distribuer aux participants
  • Modifier, réviser les communications ou présentations du service, y compris la grammaire et la traduction, et valider que les politiques de format de l'entreprise sont respectées (et recommander des révisions le cas échéant)
  • Responsable de rassembler les directives de l'entreprise et d'informer les équipes en conséquence.
  • Assurer la bonne communication des informations clés de la direction au sein des départements et servir d'agent de liaison avec les autres départements
  • Télécharger et maintenir les informations des départements dans les différentes plateformes (intranet, équipes, lieu de travail, etc.)
  • Apprendre à utiliser et à rester à jour avec les nouvelles technologies au fur et à mesure qu'elles sont développées et mises en œuvre et fournir une assistance aux utilisateurs
  • Maintenir la confidentialité de toutes les affaires corporatives et personnelles

Qu'est-ce qui va vous faire réussir?

En tant que candidat retenu, vous devrez être passionné, tenace, axé sur les résultats et aimer travailler dans un environnement très énergique et passionnant. Vous aurez déjà une expérience assistance administrative. Proactivité, ténacité et enthousiasme sont essentiels, tout comme votre capacité à comprendre et à travailler au sein de notre marché concurrentiel.

Vous allez également avoir:

  • Formation postsecondaire préférable en administration des affaires ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
  • 7 ans et plus d’expérience comme assistant exécutif dans un environnement commercial très chargé
  • Parfaitement bilingue (français et anglais)
  • Expérience de travail avec des multinationales et dans un environnement complexe et performant
  • Solide connaissance de Microsoft Office - plus particulièrement de PowerPoint, Word et Outlook
  • À l'aise avec les nouvelles plateformes collaboratives (Teams, lieu de travail, etc.)
  • Adopter une approche proactive pour résoudre les problèmes de routine et les problèmes généraux de bureau
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale: interne et externe (important pour communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux d'employés)
  • Être capable de gérer des informations hautement confidentielles avec discrétion
  • Solides compétences organisationnelles
  • Gérer efficacement les priorités en constante évolution
  • Attention au détail
  • Bonnes capacités de travail d'équipe et de collaboration
     

Ce que vous devez savoir 


Que pouvons-nous offrir en retour?  D’excellents programmes de formation et de développement ainsi que des opportunités d'évolution au sein de l'entreprise.


Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur candidature, veuillez donc ne pas tarder à soumettre votre candidature. 


Nestlé est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé envers la diversité et l'inclusion. Si vous êtes sélectionné pour participer au processus de recrutement, veuillez informer les Ressources humaines de tout accommodement dont vous pourriez avoir besoin. Nestlé travaillera avec vous afin de garantir que vous êtes en mesure de participer pleinement au processus.
 

À propos de nous


Nous sommes la société Nestlé Nespresso SA et nous sommes fiers d'être l'une des unités opérationnelles de Nestlé à la croissance la plus rapide. Notre équipe de passionnés à l'esprit d'entreprise a fait de Nespresso la référence en matière de capsules de café et l'une des marques les plus reconnues dans le monde. Notre croissance, nous la devons à notre engagement dans la recherche et le développement afin de garder toujours un temps d'avance et de faire office de référence dans le secteur des capsules de café pour pouvoir offrir des cafés de première qualité que les consommateurs peuvent aussi bien savourer dans le confort de leur foyer qu'à l'extérieur de celui-ci, comme par exemple au restaurant, à l'hôtel, au bureau ou dans le commerce du détail de luxe. Nous sommes un gage de qualité grâce à notre approche minutieuse et réfléchie dans la manière avec laquelle nous nous procurons nos ingrédients, fabriquons nos produits et commercialisons nos cafés de grande qualité. Nespresso a son siège à Lausanne, en Suisse, mais est présent dans plus de 60 pays et compte plus de 12 000 employés dans le monde. Pour en savoir plus, visitez www.nespresso.com. 
 

Instantané du poste

Service : Nespresso
Poste Vacant:  Assistant(e) Administratif(ve)  
Lieu de Travail: Montréal
 

Résumé position

Nous recherchons un/e assistant(e) administratif(ve) pour Nespresso basé à notre site de Montréal et qui relèvera de la directrice de la chaîne d'approvisionnement. L’assistant administratif est chargé de soutenir l'équipe de la chaîne d'approvisionnement et l’équipe B2B de Nespresso Canada et de fournir du support exécutif aux chefs de service.

Un jour dans la vie de…

En tant qu’assistant administratif, vous allez : 

Administration

  • Fournir un soutien administratif quotidien aux équipes de direction
  • Gérer divers fournisseurs et bons de commande associés
  • Faire correspondre et vérifier les factures avec les bons de commande pour paiement
  • Coordonner la communication des rapports et le processus de suivi des affaires au sein du département
  • Organiser et coordonner les réunions du département (MORs, WORS, QBRs) en organisant les installations / repas, en émettant des informations ou des invitations, en coordonnant les intervenants et en contrôlant le budget de l'événement,
  • S'assurer que les calendriers de gestion de projet de l'équipe sont à jour et assurer le suivi avec les partenaires et les chefs de projet
  • Gérer les journaux de problèmes et les suivis
  • Soutenir les managers dans l’orientation et l’organisation des nouveaux employés
  • Coordonner et consolider les rapports hebdomadaires / mensuels
  • Prépare et soutient les gestionnaires dans la préparation des présentations

Gestion des voyages et des événements

  • Organiser la logistique et mettre en place des ateliers, événements ou séminaires externes et internes
  • Organiser des entrevues, téléprésence, conférences téléphoniques
  • Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, visa) conformément à la politique Nestlé et coordonner avec les marchés le cas échéant en cas de visites
  • Compléter les notes de frais/rapports de dépenses

Communication, information et confidentialité

  • Gestion de la messagerie Outlook (filtrer les courriels, planification, organisation, maintenance des listes de distribution, etc.)
  • Préparer et communiquer les ordres du jour des réunions. Assistez aux réunions clés pour enregistrer les procès-verbaux. Modifier et distribuer aux participants
  • Modifier, réviser les communications ou présentations du service, y compris la grammaire et la traduction, et valider que les politiques de format de l'entreprise sont respectées (et recommander des révisions le cas échéant)
  • Responsable de rassembler les directives de l'entreprise et d'informer les équipes en conséquence.
  • Assurer la bonne communication des informations clés de la direction au sein des départements et servir d'agent de liaison avec les autres départements
  • Télécharger et maintenir les informations des départements dans les différentes plateformes (intranet, équipes, lieu de travail, etc.)
  • Apprendre à utiliser et à rester à jour avec les nouvelles technologies au fur et à mesure qu'elles sont développées et mises en œuvre et fournir une assistance aux utilisateurs
  • Maintenir la confidentialité de toutes les affaires corporatives et personnelles

Qu'est-ce qui va vous faire réussir?

En tant que candidat retenu, vous devrez être passionné, tenace, axé sur les résultats et aimer travailler dans un environnement très énergique et passionnant. Vous aurez déjà une expérience assistance administrative. Proactivité, ténacité et enthousiasme sont essentiels, tout comme votre capacité à comprendre et à travailler au sein de notre marché concurrentiel.

Vous allez également avoir:

  • Formation postsecondaire préférable en administration des affaires ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
  • 7 ans et plus d’expérience comme assistant exécutif dans un environnement commercial très chargé
  • Parfaitement bilingue (français et anglais)
  • Expérience de travail avec des multinationales et dans un environnement complexe et performant
  • Solide connaissance de Microsoft Office - plus particulièrement de PowerPoint, Word et Outlook
  • À l'aise avec les nouvelles plateformes collaboratives (Teams, lieu de travail, etc.)
  • Adopter une approche proactive pour résoudre les problèmes de routine et les problèmes généraux de bureau
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale: interne et externe (important pour communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux d'employés)
  • Être capable de gérer des informations hautement confidentielles avec discrétion
  • Solides compétences organisationnelles
  • Gérer efficacement les priorités en constante évolution
  • Attention au détail
  • Bonnes capacités de travail d'équipe et de collaboration
     

Ce que vous devez savoir 


Que pouvons-nous offrir en retour?  D’excellents programmes de formation et de développement ainsi que des opportunités d'évolution au sein de l'entreprise.


Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur candidature, veuillez donc ne pas tarder à soumettre votre candidature. 


Nestlé est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé envers la diversité et l'inclusion. Si vous êtes sélectionné pour participer au processus de recrutement, veuillez informer les Ressources humaines de tout accommodement dont vous pourriez avoir besoin. Nestlé travaillera avec vous afin de garantir que vous êtes en mesure de participer pleinement au processus.
 

Montreal, CA

Montreal, CA

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