À propos de nous

Nestlé Nespresso SA est le pionnier et la référence en matière de café portionné de haute qualité. L’entreprise collabore avec plus de 120 000 fermiers répartis dans 15 pays grâce au Programme AAA pour une qualité durable™ afin d’intégrer des pratiques durables dans les fermes et leurs environs. Lancé en 2003 en collaboration avec l’ONG Rainforest Alliance, le programme permet d’améliorer le rendement et la qualité des récoltes, garantissant un approvisionnement durable en café de haute qualité et améliorant les conditions de vie des fermiers et de leur communauté.   

En 2022, Nespresso a obtenu la certification B Corp™ rejoignant un mouvement international de 4 900 entreprises avec une raison d’être sociétale, qui répondent aux normes élevées de B Corp en termes de responsabilité sociale, environnementale et de transparence. 

Basée à Vevey, en Suisse, Nespresso est présente dans 81 pays et emploie plus de 13 000 personnes. En 2021, son réseau de distribution mondial était constitué de plus de 802 boutiques. Pour plus d’informations, consultez le site web corporatif de Nespresso : www.nestle-Nespresso.com. 
 

Instantané du poste
Service : Nespresso
Poste Vacant:  Assistant(e) Administratif(ve)  
Lieu de Travail: Montréal
Grade :12

Résumé de la position
Nous recherchons un/e assistant(e) administratif(ve) pour Nespresso basé à notre site de Montréal et qui relèvera de la directrice des opérations. L’assistant administratif est chargé de soutenir l'équipe de la chaîne d'approvisionnement et l’équipe TQM de Nespresso Canada et de fournir du support exécutif aux chefs de service.

Un jour dans la vie de l’assistant administratif
En tant qu’assistant administratif, vous allez : 

Administration
•    Fournir un soutien administratif quotidien aux équipes de direction
•    Gérer divers fournisseurs et bons de commande associés
•    Faire correspondre et vérifier les factures avec les bons de commande pour paiement
•    Coordonner la communication des rapports et le processus de suivi des affaires au sein du département
•    Organiser et coordonner les réunions du département (MORs, WORS, QBRs) en organisant les installations / repas, en émettant des informations ou des invitations, en coordonnant les intervenants et en contrôlant le budget de l'événement,
•     S'assurer que les calendriers de gestion de projet de l'équipe sont à jour et assurer le suivi avec les partenaires et les chefs de projet
•    Gérer les journaux de problèmes et les suivis
•    Soutenir les managers dans l’orientation et l’organisation des nouveaux employés
•    Coordonner et consolider les rapports hebdomadaires / mensuels
•    Prépare et soutient les gestionnaires dans la préparation des présentations

Gestion des voyages et des événements
•    Organiser la logistique et mettre en place des ateliers, événements ou séminaires externes et internes
•    Organiser des entrevues, téléprésence, conférences téléphoniques
•    Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, visa) conformément à la politique Nestlé et coordonner avec les marchés le cas échéant en cas de visites
•    Compléter les notes de frais/rapports de dépenses

Communication, information et confidentialité
•    Gestion de la messagerie Outlook (filtrer les courriels, planification, organisation, maintenance des listes de distribution, etc.)
•    Préparer et communiquer les ordres du jour des réunions. Assistez aux réunions clés pour enregistrer les procès-verbaux. Modifier et distribuer aux participants
•    Modifier, réviser les communications ou présentations du service, y compris la grammaire et la traduction, et valider que les politiques de format de l'entreprise sont respectées (et recommander des révisions le cas échéant)
•    Responsable de rassembler les directives de l'entreprise et d'informer les équipes en conséquence.
•    Assurer la bonne communication des informations clés de la direction au sein des départements et servir d'agent de liaison avec les autres départements
•    Télécharger et maintenir les informations des départements dans les différentes plateformes (intranet, équipes, lieu de travail, etc.)
•    Apprendre à utiliser et à rester à jour avec les nouvelles technologies au fur et à mesure qu'elles sont développées et mises en œuvre et fournir une assistance aux utilisateurs
•    Maintenir la confidentialité de toutes les affaires corporatives et personnelles

Qu'est-ce qui va vous faire réussir?
En tant que candidat retenu, vous devrez être passionné, tenace, axé sur les résultats et aimer travailler dans un environnement très énergique et passionnant. Vous aurez déjà une expérience assistance administrative. Proactivité, ténacité et enthousiasme sont essentiels, tout comme votre capacité à comprendre et à travailler au sein de notre marché concurrentiel.

Vous allez également avoir:

•    Formation postsecondaire préférable en administration des affaires ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
•    Bilinguisme en anglais et en français, car ce poste nécessite une collaboration avec des intervenants du marché canadien (et/ou mondial).
•    Parfaitement bilingue (français et anglais)
•    Expérience de travail avec des multinationales et dans un environnement complexe et performant
•    Solide connaissance de Microsoft Office - plus particulièrement de PowerPoint, Word et Outlook
•    À l'aise avec les nouvelles plateformes collaboratives (Teams, lieu de travail, etc.)
•    Adopter une approche proactive pour résoudre les problèmes de routine et les problèmes généraux de bureau
•    Excellentes compétences en communication écrite et verbale: interne et externe (important pour communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux d'employés)
•    Être capable de gérer des informations hautement confidentielles avec discrétion
•    Solides compétences organisationnelles
•    Gérer efficacement les priorités en constante évolution
•    Attention au détail
•    Bonnes capacités de travail d'équipe et de collaboration

Ce que vous devez savoir :

Que pouvons-nous offrir en retour?  D’excellents programmes de formation et de développement ainsi que des opportunités d'évolution au sein de l'entreprise.

Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur candidature, veuillez donc ne pas tarder à soumettre votre candidature. 

Nestlé est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé envers la diversité et l'inclusion. Si vous êtes sélectionné pour participer au processus de recrutement, veuillez informer les Ressources humaines de tout accommodement dont vous pourriez avoir besoin. Nestlé travaillera avec vous afin de garantir que vous êtes en mesure de participer pleinement au processus.